個人経営者様から、本棚に入っている不要な書類を処分し、必要な書類を整理して欲しいと依頼がありました。
確認すると本棚、机上、机の引き出しに沢山の書類が雑に置かれた状況になっておりました。
※写真はイメージです。
特に問題なのは、引き出しを多用することにより、収納した本人しか場所が分からない状態になっている事、また大小様々な収納棚を使っている事でした。
作業は一旦すべての書類を大きなテーブルに集め、保存期間、重要度の確認をする事から始めます。
保存期間は2年から10年、また永久保存の書類もありますので、その分類から行い、重要度についても、できる限り仕分けを行います。
また、サイズが一致しない収納棚は、貴重なスペースを使ってしまいますので、お客様と相談した後、こちら側で買い取り、使い込んだファイルは、処分することにして、トラックへ積み込みます。
収納する書類に関しては、見分けがつくよう、背表紙に書類名、保管期限の記載も行いました。
加えてカラーインデックス、仕切り板で視覚的に探しやすくなるよう工夫をして、パソコンで書類名、保管期限、保管場所を記録し、共有フォルダに保存します。
※写真はイメージです。
これにより、誰でもパソコン上で、その時必要になった書類の検索が容易になり、探す時間が短縮される事により、作業効率を上げることが出来ます。
不要な書類の回収を行い、分類整理したうえで本棚に入れ直すことで、机上、引き出し共にすっきりとして、作業がしやすくなり、書類を探す手間も減らせたかと思います。
「今後は月末に要不要の判断を行い、不要なものは思いきって処分し、出来るだけスキャナー、ソフトを活用する事で電子化して、書類のスペースをもっと減らしていきたいです。」と仰っておりました。
また、「項目ごとに分類、整理がされているので、取り出しやすく、作業の効率が上がりそうです」とお喜びいただけました。
今まで次第に溜まっていく書類でしたが、保管ルールを決めて社内で共有し、月に1回は見直すことで、いつでも探しやすく、作業の効率化につながるといいですね。
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