不動産業を経営されているお客様から「事務作業にかかる負担を減らしたい。」と、ご相談がありました。
◆状況確認
オフィス内を確認すると、デスクには書類が山積み、本棚は分類されておらず、長期間使われていない書類がある事により、探すのも一苦労といった状況です。
※写真はイメージです。
「仕事が忙しくて片付けている時間がない。整理整頓が苦手で上手に片付けられない。」と仰っておりますが、本当にそうなのでしょうか。
「仕事の時間短縮が図れる提案を幾つかして欲しい。」ともいうのですが、「提案は行いますが、綺麗に片付ける事により、その後の時間短縮につながる改善点が見えてくる。」と説明すると、納得されたようです。
◆改善提案
散らばった書類を整理し、不要な書類を破棄する時期が分かるように、書類ごとに保管期限を決め、必要な書類をすぐに取り出せる状態にする事が必要です。
片付ける事によるメリットは、書類の紛失や誤送信を防ぐ、書類を探す時間の短縮、デスクやオフィスのスペースの有効活用、生産性の向上、コスト削減、ミスの防止、ストレスの軽減等、様々ありますね。
不要な書類の判断基準
・過去5年以内に使用していない。
・保管期限が過ぎている。
・内容が古すぎて役に立たない。
・重複している。
不要な書類は廃棄したうえで、必要な物は取り出しやすい場所に収納、探しやすいように工夫をしながら定期的に整理をすることが重要で、一度にすべて行うのではなく、社員一人ひとりが、常に整理する意識を持つ事も大切です。
※写真はイメージです。
書類の量が多いと整理に時間が掛かり、また種類が複雑、保管場所や分類方法が分からない等の問題があると、整理するのが難しくなってしまいます。
書類整理をスムーズに行う方法
・量を減らす為に不要な書類を徹底的に廃棄。
・簡素化する為に種類を統合、不要な種類を廃止。
・種類ごとに保管場所を決めておく。
事務作業の効率化を行う際の注意点としては、「全体像を把握する。現状の課題を明確にする。具体的な目標を設定する。実行計画を立てる。効果を検証する。」等、必要になってきます。
◆書類の整理
まずはデスクや引き出しや棚等、すべての場所から散らばっている書類をすべて集め、種類と量を把握し、不要な書類を廃棄出来る状態にします。
必要な書類は、タイトルと日付を記入したうえで、適切な場所にファイルやケースを使って保管、不要な書類はその場でシュレッダーにかけました。
また、ラベルや色分けを活用し、見やすくなるように工夫も行いました。
整理をする事で、デスク周りにあふれていた書類がなくなり、随分とすっきりとした状態に「これほど不要なものがあったのか。時間を作ってコツコツと片付けておけば良かった。」と後悔している様子も。
判断が難しい書類が多く、予想以上に時間が掛かってしまいましたが、すべての書類を本棚、デスクの引き出しに収納した所で作業は完了となりました。
◆まとめ
事務作業の効率化は業務内容や課題に合わせて、効果的な方法を検討することが必要ですが、一朝一夕に実現出来ませんので、徐々に効果が現れるよう継続して取り組む事が必要ですね。
「不要な書類を整理して頂いた事により、仕事がしやすい環境になりました。また、色々と提案して頂きましたので、日頃の整理整頓から始め、常に仕事がしやすい環境を保つように心掛けます。」と、お喜び頂けました。
周りが整理されると、頭の中も整理されますので、これを良い機会として、更に新しい発想につなげて欲しいものですね。
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